Leiðbeiningar vegna rafrænna reikninga
Allir reikningar skulu vera á XML formi (sjá nánar hér að neðan) nema um annað sé samið. Reikninga á PDF formi er ekki hægt að afgreiða með sjálfvirkum og rafrænum hætti, m.a. þess vegna er þeim hafnað og óskað eftir þeim á XML formi.
Flestir framleiðendur hugbúnaðar hafa nú þegar byggt nauðsynlega virkni inn í sínar lausnir og veita viðskiptavinum sínum alla þá aðstoð sem þarf til að koma reikningum á rafrænt form.
Útgefendur reikninga þurfa að senda þá gegnum skeytamiðlun til móttakanda. Það er gert með samningi við skeytamiðlun. Nokkur fyrirtæki bjóða upp á þjónustu við miðlun reikninga milli aðila og sjá um að koma þeim frá sendanda til móttakenda. Má þar nefna: Advania, InExchange eða Sendill.
Landsvirkjun er með tengingu við Advania og getur tekið við reikningum frá öllum birgjum sem eru hjá aðilum sem tengjast skeytamiðlun þeirra.
Nokkuð er um birgja sem stunda lítil viðskipti við Landsvirkjun og geta ekki réttlætt uppfærslur á kerfum til að senda rafræna reikninga úr sínum kerfum. Einnig er nokkuð um birgja sem eru ekki bókhaldsskyldir og hafa ekki bókhaldskerfi. Slíkir birgjar geta nýtt sér þjónustu banka, bókhaldsstofa eða sent reikninga með rafrænum hætti gegnum veflausnir skeytamiðlara: Advania, InExchange eða Sendill.
Einnig geta þeir sem ekki eiga kost á því að senda rafræna reikninga úr bókhaldskerfum sínum og til þess að auðvelda birgjum að senda rafræna reikninga hefur verið tekin í notkun vefsíðan Skúffan þar sem hægt er að skrá inn og senda reikninga.Þar er hægt að skrá reikninga með einföldum hætti, forskoða þá og villuprófa, vista þá rafrænt og senda síðan ásamt fylgiskjölum sem viðhengi til Landsvirkjunar.
Allir reikningar skulu byggja á XML tækni (nema um annað sé samið) og fylgja tækniforskrift frá Staðlaráði TS-236 fyrir rafrænan reikning og TS-137:2013 fyrir kreditreikning.
Forskriftirnar má nálgast á vef Staðlaráðs, án kostnaðar.
Á vef Validex má prófa og staðfesta að reikningur standist tækniforskrift.
Fjármála og efnahagsráðuneytið hefur gefið út reglugerð um rafræna reikninga. Hægt er að fá það staðfest hvort reikningar séu rétt gerðir. Skoðuð er tæknileg uppbygging reiknings, en ekki lagt mat á viðskiptaupplýsingar.
Meðal þeirra krafna til reikninga sem gerðar eru í tækniforskrift má nefna:
• Í reikningslínum skulu koma fram vörunúmer, lýsing vöru/þjónustu og einingaverð.
• Svokallaðar núll línur eru ekki heimilar.
Auk þeirra atriða sem lögbundin eru að komi fram á reikningi þarf einnig að koma fram:
- Númer pöntunar (ef uppgefið af kaupanda)
- Númer samnings (sem verð og önnur kjör eru byggð á)
- Verknúmer (ef uppgefið af kaupanda)
- Ef ekkert ofangreint er til staðar, þá þarf að koma fram nafn þess sem pantar og/eða deild
- Reikningur berist eigi síðar en 5. dag næsta mánaðar eftir að viðskipti fóru fram
- Veittur skal a.m.k. 30 daga gjaldfrestur frá útgáfu reiknings
- Eindagi skal vera sá sami og gjalddagi
Reikningar skulu ekki sendir á pappír samhliða rafrænum reikningum
Ef birgi hefur alls ekki tök á að senda reikninga rafrænt skv. reglugerð nr. 505/2013, um rafræna reikninga, vinsamlegast sendið þá frumrit með hefðbundnum pósti á Landsvirkjun, b.t. reikningshalds, Háaleitisbraut 68, 103 Reykjavík, sem uppfylla viðskiptalegar kröfur sem tilgreindar eru hér að framan.